Har du lyst til at løse vigtige administrative opgaver og skabe struktur i en alsidig hverdag? Brænder du for at yde en god service og lede administrative processer? Så er det dig, som vi søger til at støtte lederne og udvikle vores nye afdelinger i Fælles Stabe.
Om stillingen
Som administrativ medarbejder får du ansvaret for en bred vifte af opgaver på vegne af nogle af afdelingerne i Fælles Stabe. Du vil være en central rolle for lederne og have fokus på at fundamentet for afdelingerne er i orden. Dine vigtigste opgaver er at tage ansvar for at lede administrative processer ud i afdelingerne i tæt samspil med ledergruppen og selvstændigt løse en række administrative opgaver. Det betyder, at du har ansvaret for, at opgaver bliver styret og eksekveret i rette tid på en struktureret måde. Det kunne fx være HR-processer, mødestrukturer, bestilling af IT-udstyr, faciliteter mv. Du kommer selv med forslag til, hvordan opgaverne skal løses, samt hvordan processerne skal køre, og du tager ansvar for at lede dem ud imod afdelingen -og løse egne opgaver.
Stillingen indebærer mange praktiske opgaver, men giver også mulighed for faglig udvikling og ansvar inden for administrative processer. Du vil få en varieret arbejdsdag, hvor du både støtter ledelsesteamet med løbende opgaver og får mulighed for at tage initiativ til forbedringer og optimering af arbejdsgange.
Dine væsentligste opgaver vil være:
- Personaleadministration, herunder lønforhandlingsprocesser, registreringer af ændringer i ansættelser, bistand ved personale- og omsorgssamtaler, overblik over sygefravær, registrering og afvikling af ferie og flex, håndtering af administrative procedurer i forbindelse med barsler mv.
- Administration af IT-udstyr, herunder bestilling, udskiftning og løbende registrering
- Praktisk hjælp til journalisering mv. i kommunens ESDH-system
- Praktisk hjælp og assistance til ledere i rekrutterings- og onboardingforløb
- Servicering af afdelingerne og de fysiske rammer, herunder ansvar for planlægning af større afdelingsarrangementer og aktiviteter, mødebooking, vedligeholder lager for kontorartikler, kaffe, mælk mv. samt bestille håndværksmæssige ydelser
- Administrere kommunikationskanaler til afdelingerne, herunder fællespostkasser, maillister mv.
- Ad hoc-opgaver
Hvorfor skal du søge jobbet hos os?
I Frederiksberg Kommune har vi en ambition om at have landets mest effektive administration, som kan sikre de bedste betingelser for at levere en god service til borgerne. For at kunne leve op til den ambition blev Fælles Stabe etableret i foråret 2024. Fælles Stabe består af afdelingerne: Økonomi & Udbud, Digitalisering og IT, HR, Analyse og Data, Jura og Borgerservice – og ledes af en vicedirektør.
I Fælles Stabe har vi høje ambitioner, dygtige medarbejdere og en chefgruppe, der sammen har sat sig for at lykkes med at levere den bedste service til vores brugere. Men vi har brug for din hjælp. Med reference til kommunens IT-chef søger vi derfor en skarp administrativ medarbejder, der skal hjælpe os med at sikre en solid administrativ understøttelse af nogle af de ovennævnte afdelinger og deres respektive ledere.
Du vil sidde placeret på skift i afdelingerne Økonomi & Udbud, Digitalisering og IT samt Analyse og Data, hvor du får en vigtig rolle i at sikre en mere effektiv hverdag. Med din indsats vil Fælles Stabe kunne arbejde mere smidigt, og dine idéer og initiativer vil bidrage til at skabe bedre processer og resultater.
Hvad får du?
Hos os får du et udviklende job i en nyoprettet rolle i en ambitiøs enhed, hvor du har mulighed for at sætte dit eget præg på arbejdsgange og processer. Vi tilbyder gode rammer for din kompetenceudvikling, og der er fleksibel arbejdstid og mulighed for hjemmearbejde, når det passer ind i din opgaveløsning.
Ansøgningsproces og spørgsmål
Løn og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende overenskomst. Forventet tiltrædelse 1. februar 2025. For yderligere oplysninger om stillingen kan du kontakte Senior Rekrutteringskonsulent Hans Grønbech på tlf. 30 22 81 21. Send din ansøgning, CV, fulde karakterbevis fra din uddannelse og eventuelt yderligere materiale senest 1.december. Der vil blive afholdt samtaler i uge 49 og 50.
Frederiksberg er en levende by med et dynamisk bysamfund. Byens sjæl bygger på vores historie og klassiske arv og er med til at præge den spændende udvikling af Frederiksberg som en grøn, sund og pulserende del af Hovedstaden.
Vi er en moderne kommune, der betjener 104.305 borgere. Frederiksberg Kommune ønsker at fremme ligestillingen og opfordrer derfor alle kvalificerede til at søge uanset alder, handicap, race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, kønsidentitet, kønsudtryk eller kønskarakteristika eller national, social eller etnisk oprindelse.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Frederiksberg Kommune
-Virksomheden tilbyder:
Fastansættelse: fuldtid
-Arbejdsgiver:
Frederiksberg Kommune, Smallegade, 1, 2000 Frederiksberg
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 01-12-2024;
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6145442
